Monitilaympäristö toi Hartelan ihmiset yhteen

Hartela siirtyi perinteisestä huonetoimistosta monitilaympäristöön ja huomasi, miten vuorovaikutus ihmisten välillä lisääntyi ja työnteon tavat monimuotoistuivat. Olohuonemainen lounge on nyt koko toiminnan sydän ja paikka spontaaneille kohtaamisille. GI oli mukana tilasuunnittelussa ja koko kiinteistön kehittämisessä alusta alkaen.

Tilat yhdessä kerroksessa. Miellyttävä lounge keskellä kerrosta.

Hartelan upouuden pääkonttorin tilaratkaisu on aikaansaanut merkittävän muutoksen yrityksen työskentelykulttuurissa.

Vuoden vaihteessa Hartela-yhtiöt Oy ja Hartela Etelä-Suomi Oy muuttivat yhtiön kehittämään kiinteistöön Helsingin Ilmalaan. Muutto uuteen osoitteeseen mahdollisti samalla siirtymisen perinteisestä huonetoimistosta monitilaympäristöön.

Omista huoneista luovuttiin. Kaikki työskentelevät nyt avotilassa. Osalla on kiinteä työpiste, osa käyttää mobiilialueen nimeämättömiä paikkoja. Lisäksi on eri kokoisia projekti- ja vetäytymistiloja, joista jokainen voi valita meneillään olevaan työtehtäväänsä sopivimman.

Toinen suuri muutos aikaisempaan on se, että aiemmin eri kerroksiin hajautuneet 70 työntekijää toimivat nyt yhdessä tasossa. Tämän on mahdollistanut uuden kiinteistön poikkeuksellisen suuri kerrosala.

Muutoksen tuomat hyödyt ovat ilmeiset.

– Olemme saaneet porukan yhteen, sanoo Hartela Etelä-Suomen myyntijohtaja Anniina Saari. Kun aikaisemmin istuimme useassa eri kerroksessa, joissa jokaisessa oli omat kahvitilat, niin nyt olemme samassa tasossa ja käytämme samaa kahviautomaattia. Muutos on näkynyt ja erityisesti tuntunut yhteisessä fiiliksessä. Ihmiset kohtaavat uudella tavalla. Eri toimintojen kanssa tulee juteltua enemmän. Tieto kulkee paremmin.

Spontaanin ideoinnin vauhdittaja

Toimiston sydän on sisääntulon yhteydessä oleva lounge. Se toimii kahvitilana ja ennen kaikkea kohtaamispaikkana.

Kahviautomaatilla käy jatkuva kuhina. Saarekkeella on hedelmiä ja tuoreimmat lehdet. Leveille ”tuvan portaille” on helppo pysähtyä työskentelemään tai vaihtamaan ajatuksia. Akustiikka on pehmeä. Lattiasta kattoon olevista ikkunoista tulvii luonnonvaloa ja niistä voi seurata Hakamäentien liikennettä. Ilmalan juna-asema on aivan alapuolella.

Anniina Saaren mukaan lounge mahdollistaa nyt monien asioiden hoitamisen spontaanisti ja epämuodollisesti.

– Kahvia hakiessa tulee juteltua kevyesti muiden kanssa. Ihmiset tulevat tutuiksi, jolloin on matalampi kynnys ottaa puheeksi myös työasioita. Kollegalle on helppo huikata, että mitenkäs tämän asian kanssa edetään, otetaanko kuppi kahvia ja käydäänkö keskustelu tässä. Tämä vähentää sisäisten sähköpostien määrää.

Kohtaamisilla strateginen merkitys

Hartela alkoi kehittää rakennusta pari vuotta sitten. Pääkäyttäjäksi oli tulossa HSY. Hartela päätti sijoittaa kiinteistöön myös oman pääkonttorinsa, sillä uuden ajan tilat toimisivat samalla käyntikorttina rakennusyhtiön osaamiselle ja ammattitaidolle.

Gullsten-Inkinen oli mukana Hartelan tilasuunnittelussa sekä koko kiinteistön kehittämisessä alusta alkaen.

– Suuri kerrosala oli lähtökohta jo rakennuksen suunnitteluvaiheessa, sanoo Jari Inkinen. Tavoitteena oli saada mahdollisimman paljon yhtenäistä, jatkuvaa pinta-alaa, jolloin suurenkin organisaation voisi sijoittaa yhteen tasoon. Tyypillisestihän käy niin, että esimerkiksi 300 ihmisen organisaatio joudutaan viemään jopa kuuteen kerrokseen. Jokainen elää omassa kerroksessaan, ja luontevia sisäisiä kohtaamisia syntyy vähän. Nyt tässä rakennuksessa oli mahdollista sijoittaa esimerkiksi HSY:n 310 ihmistä vain kahteen toimistokerrokseen.

Kohtaamisilla tai niiden puuttumisella on suuri strateginen merkitys.

– Kun ihmiset voivat kohdata enemmän, he tutustuvat toisiinsa paremmin ja oppivat luottamaan toisiinsa. Alkaa tulla uusia ideoita, jotka voivat johtaa myös kaupallisesti kiinnostaviin asioihin, Inkinen sanoo.

Toinen koti ihmiselle

Muuttoa ennen Hartelan ihmiset saivat ”käyttöoppaan” uusiin tiloihin. Kyseessä oli yhtiön HR- ja viestintäosaston koostama ja sarjakuvamaisesti toteutettu ohjeistus Tervetuloa viihtymään yhdessä.

– Oppaassa on hauskalla tavalla esitetty, mitkä ovat uuden toimistomme pelisäännöt ja minkälaista kulttuuria haluamme ylläpitää. Pitääkö avotilassa olla hiljaista vai saako kuulua puheensorinaa, saako siellä ottaa puheluita vastaan jne. Tilathan ovat vain alusta. Meidän on yhteisesti sovittava, miten niitä käytämme, sanoo Anniina Saari.

Uudet tilat ovat saaneet erittäin positiivisen vastaanoton.

Tyylikäs, mutta silti kodikas. Tuntuu miellyttävältä. Joka päivä kun tulee toimistolle, tulee hyvä fiilis. Miten teille pääsee töihin?

Henkilöstön ja vieraiden antamat palautteet kertovat Saaren mukaan siitä, että tilat ovat onnistuneet välittämään myös Hartelan brändistä tärkeimmän viestin.

– Olemme suomalainen lähirakennusyhtiö. Meille tärkeitä asioita ovat kodinomaisuus ja ihmisen mittakaava. Emme ole pörssiyritys, emmekä halua mitään pompöösejä halleja, joissa tuntee olonsa pieneksi.

Jari Inkisen mukaan on hienoa, että Hartela on vienyt kodinomaisuuden näin pitkälle.

– Heikki Hartela antoi meille suunnitteluun yksinkertaisen lähtökohdan: tilojen tulisi olla toinen koti ihmiselle. Vaikka ollaan työpaikalla, tulisi olla kodikasta ja ei-korporatiivista. Siksi esimerkiksi seinissäkin on selkeät ikkunat, eikä lasinauhaa. Miljöö on pienimittakaavaista ja positiivisella tavalla yllättävää – niin kuin kodeissakin, Inkinen kertoo.

Ihmisen mittakaava näkyy koko kiinteistössä. Katutason aula on suhteellisen pieni ja johtaa suoraan ravintolaan, joka toimii myös urbaanina kohtaamispaikkana nopeasti kehittyvällä Ilmalan alueella. Paikalle on mukava tulla Keskuspuistoa pitkin pyörällä tai kävellen. Alakerrassa on pyöränhuoltopiste ja isot sosiaalitilat. Uutta kulttuuria edustaa myös se, että Hartelalla ja HSY:llä on omat yhteiskäyttösähköautot henkilöstöä varten.

Mutta mihin asti uusilla tilaratkaisuilla voidaan työskentelykulttuurin muutosta edistää?

– Lopulta muutoksen tekevät aina ihmiset, sanoo Anniina Saari. Tilat itsessään eivät ole mitenkään kaikkivoipia, emmekä voi vain toivoa, että uusien tilojen myötä tapahtuu muutos X. Toisaalta vääränlaiset tilat voivat estää toivottua käytöstä. Se, mitä hyvällä tilasuunnittelulla voidaankin tehdä, on poistaa estotekijöitä ja luoda suotuisat olosuhteet työskentelylle ja yhteiselle toiminnalle. Miellyttävät tilat, joissa on hyvä fiilis, on osoitus siitä, että ihmisistä välitetään.

Olennaista muutoksessa on myös johdon oma toiminta.

– On turha puhua monitilatoimistosta, jos johtajilla on isot omat huoneensa edelleen. Meillä johtajat, toimitusjohtajasta lähtien istuvat avotilassa siinä missä kaikki muutkin – vieläpä tuolla kaikkein mobiileimmalla alueella, Saari sanoo.

Teksti: Minna Helkiö
Kuvat: Aukusti Heinonen ja Hartela

Gullsten-Inkinen suunnitteli Ilmalan Asema -rakennukseen Hartelan, HSY:n ja Cinian toimitilat sekä rakennuksen sisäänkäynnin ja ravintolamaailman.

Lue juttu HSY:n tilojen avajaisista.